オンライン社員総会 成功事例3選!!

オンライン社員総会とは、様々な配信プラットフォームを活用して行う社内イベントです。
これまではホテルやオフィスなどに全社員が集まって行われていましたが、新型コロナウイルス感染症の影響で多くの業務がリモート化され、入社式・忘年会・新年会などを含めた社内イベントの開催ができなくなっているため、オンライン社員総会を実施する企業、実施を検討する企業が増えています。

今回は、オンライン社員総会ではどのような企画をどうやって実施しているのか、実際の事例に基づいてご紹介いたします。

1. A社 経営陣の考えや会社の方針を楽しく全社員に共有したい

配信プラットフォームはZoomとYoutubeLiveを活用しました。イベント自体は18:00〜19:30とし、社員の皆さんは、PCやスマートフォンなどから気軽に参加できます。
今回は、「オフラインの代替ではなく、オンラインでしかできないことを考えましょう!」ということで、企画は本番の2カ月前からのスタートとなりました。企画の打ち合わせも当然オンラインで行うため、移動時間がなくなり、オフラインでの打ち合わせよりも驚くほど効率が上がります!

当日準備ですが、午前中にオフィスの会議室に、映像機器・音響機器・照明機器を搬入し設営します。 午後から各機器のリハーサルで正常に動くかのチェックを行います。そして、MCを含め本番と同じステージで、同じ進行手順で、最後まで全体を通して行うリハーサル、通しリハを行います。

さて、ドキドキの本番ですが、これまでのオフラインで行っていた役員メッセージや表彰式に加え、役員コスプレやオンラインクイズ大会そして芸人ライブなど、役員たちの「眠そうだな・・・本当に聞いているのかな?」というあるあるの悩みも吹き飛ばすくらいの楽しいイベントとなりました。 オンラインの場合は、接続トラブルが発生し間延びしてしまうということもありますが、そこはMCとゲスト芸人とのトークで繋げていただき、それが「面白い!」というコメントもありました。

肝心な「経営者の考えや会社の方針を共有する」についてですが、ゲストを招いての対談企画によって、「わかりやすかった!」「すごく理解できた!」といった意見が多く、全体的にオンラインに慣れてきたということもあり、テキストやチャットよりも動画配信の方がメッセージや空気感を伝えやすく、今後も活用したいというコメントをいただきました。


2. B社 バーチャル空間で社員総会をやってみたい

配信プラットフォームはcluster(クラスター)を活用しました。「cluster (クラスター)」は、スマートフォンやPC、VR機器など様々な環境からバーチャル空間に集ってイベントに参加したり、友達とコンテンツを楽しめるバーチャルSNSです。

今回は、「はじめてのバーチャル空間でのイベント」ということで、企画は本番の3カ月前からのスタートとなり、B社の担当者の方と一緒に「バーチャル空間で何をすれば楽しいのか?それをどうやって運営するのがよいのか?」の企画部分に時間を要しました。
役員のオリジナルアバターをつくって、バーチャル空間内で社員の皆さんに声をかけてみたり、東京大学クイズ研究会の部署対抗クイズ大会をやってみたり、社員の皆さんを飽きさせないコンテンツを準備しました。

今回のイベントは5000名対象でしたが、オフラインの場合は参加人数によって、スタッフ数や機器などを増やす必要がありコストも加算されます。しかし、オンラインの場合は参加人数によって金額が大きく変動することがなく、社員数の多い企業にとっては非常に大きなメリットになります。おそらく1/3程度のコストになるのではないでしょうか。

また、チャット上での会話になるため、オフラインイベントよりも発言が多くなり、オンラインならではのコミュニケーションが生まれることも新たな発見だと思います。実際、役員のメッセージに対してのリアルタイムでの返信コメントの数が非常に多かったです。
課題点ですが、バーチャル空間自体が多くのデータ通信容量を要します。事前に企業側で何らかの準備・対策や社員の皆さんへのアナウンスが必要になります。


3. C社 オンライン社員総会でスポーツコンテンツを取り入れたい

配信プラットフォームはZoomを活用しました。今回は「何かしらスポーツコンテンツを取り入れたい」ということで、オンラインスポーツフェスを開催しました。企画は本番の3カ月前からのスタートとなりました。企画自体は、会社の文化祭だと思ってください。いくつものチャンネルで時間ごとにコンテンツを用意しました。ヨガ・ピラティス・ボクササイズ、メディテーション、親子ワークショップ、オンランマラソンなど。

社員の皆さんは、開会式と閉会式の時間は必ず参加とし、あとは好きなチャンネルの好きな時間に自由にそして気軽に参加できます。ポイントは、コンテンツごとに飽きないよう進行することとゲストを招くことで、スポーツを楽しんでもらいながらコミュニケーションを図ります。
オンライン上で各コンテンツの先生と「○○さんもっとお腹に力入れてください!」などのコミュニケーションが発生するため、Zoomの画面表示数も考慮し、社員数の多い大企業よりは社員数300名以下の企業にお勧めのコンテンツです。

健康経営を目指す企業担当者の方からは「何をすればよいか困っていたので本当によかった」また、社員の皆さんからは「強制ではなく気軽に参加できるところがいい」というコメントをいただきました。
課題点は、カメラをオンするとどうしても自宅の様子が映ってしまうところでしょうか(笑)。人によっては片付けと掃除が必要かもしれません。


4. まとめ

今回ご紹介させて頂きましたように、スポーツワンでは、スポーツイベントの企画・運営やオンラインイベントの開催実績から蓄積した豊富なノウハウを活用し、オンラインを活用したビジネスイベントの企画・運営のサービスをご用意しています。
スポーツワンでは、今では一般的となった「Zoom」等のオンライン会議システムや「Youtube LIVE」の機能を活用した社内イベントの企画・運営や、仮想空間プラットフォーム技術を活用して自身の分身(=アバター)を仮想のイベント空間で行動させることができるなどの先進的なオンラインイベントの企画・運営までを、ワンストップで実現させることが可能です。
従来型の「リアルイベント」ではどうしても高額になりがちであったコスト面の課題についても、オンライン技術の活用で大幅にコスト削減が可能です。まずは一度、お気軽にお問い合わせください。