オンライン内定式・オンライン入社式の開催ポイント・事例をご紹介！
新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、採用の現場でもオンラインを活用する企業が増えてきています。特に内定式・入社式をオンラインで行うのは今までと勝手が違い、人事担当者としては悩みが多いもの。そこで、オンライン内定式・オンライン入社式の開催ポイントと事例をご紹介します！
目次
1. オンライン内定式とは？？
新型コロナウイルスの影響で「換気ができない密閉空間」「人が多く集まる密集場所」「互いに手の届く距離で会話や発声をする密接空間」の"3密"を防ぐため、テレワークやオンライン化が日常となってきている企業が多いのではないでしょうか。
先日、弊社も2021年4月に入社予定の学生に向けてオンラインで内定式を開催しました。
内定式には「入社の意思確認を行う」ことと「会社を知ってもらう」という大切な目的があります。選考過程からオンラインで行っていたため、社員と直接コミュニケーションを取ったり、内定者同士でコミュニケーションを取ることがとても少なかったはずです。特に会社の雰囲気は感じづらいのではないでしょうか。
内定式を行うことで会社側と学生側でコミュニケーションを取る機会となり、入社前の不安を払拭できるとても意義のある式典だと思います。
それでは、オンライン内定式とはいったいどのようなものなのでしょうか？
そもそもオンライン内定式が注目される1番の要因はコロナウイルス感染拡大防止が挙げられます。
内定式は内定者全員、採用担当者、各部署の責任者、役員など多くの人が同じ会場に集まることになります。コロナウイルス予防のためはもちろん採用担当者の負担軽減のためにもオンライン開催は効果的であると言えます。
また、内定者の不安を払拭するためのプランをしっかり組むことが求められます。オンラインで開催する分、事前に内定証書を郵送して置いたり、懇親会の食事の手配をしたり、コンテンツを組んだり、通常よりも内定者に不安を与えないよう入念な準備が必要です。
内定者の立場に立って、不安を取り除いてあげることが一番の課題になります。
2. オンライン内定式のコンテンツをご紹介！
それでは具体的にどのようなコンテンツをオンライン内定式で実施すれば良いのでしょうか。 以下の内容がオンライン内定式でよく実施されいているコンテンツになります。
・司会挨拶
・社長挨拶
・内定者代表挨拶
・内定者チャット紹介
・先輩社員からひと言
・先輩社員への質問
・人事部長からひと言
このように、内定者と社員の交流が生まれるようなコンテンツを実施している企業が多いようです。その他にもビデオレターや色紙を送っている企業もあるようです。
いかがでしたでしょうか。オンラインならではのメリットを生かしながらオンライン内定式が成功できると良いですね。
3. オンライン入社式を行う際のポイントは？
ここからはオンライン入社式を行う際のポイントについてご紹介していきたいと思います。オンライン内定式・オンライン入社式どちらにも共通して当てはまることですので是非覚えておいていただければと思います。
参加者の環境確認と準備
オンライン入社式を行うためにはZOOMなどのオンラインアプリを使用する必要があり、ネットワーク環境が整っていないと実施することが出来ません。 事前に参加者にネットワーク環境を確認し、整備することが必要になります。社用パソコンを使用する際はすぐ使えるようセットアップまで完了させておく必要があります。
運営側が使用するオンラインアプリに慣れておく
当日トラブルはつきものです。運営側が使用するオンラインツールを使い慣れていることでトラブルが起こってもスムーズに対応することが出来ます。 日頃から社内でもオンラインを使用した環境を整えておくとより円滑に進めることが出来るのではないでしょうか。
事前にリハーサルを行っておく
オンラインの回線は何かとトラブルが起きやすいものです。どんなトラブルが起こりうるのか、その対処法を事前に確認しておくことで、運営側も安心してオンライン入社式に臨むことが出来ます。オンライン入社式では万全な準備がとても大切です。
トラブルが起こったときの対応を決めておく
どんなに準備していてもトラブルは起こってしまう場合も多々あります。そんな時に慌てないように、事前に連絡先を確認しておくなどして参加者とコミュニケ―ションをとれる体制を整えておきましょう。
以上が入社式を行う際のポイントになります。入社式を行う以外にもオンラインを使用して行う機会があった場合は是非実施していただければと思います。
4. オンライン入社式のコンテンツをご紹介！
それではオンライン入社式のコンテンツをご紹介します。以下の内容がオンライン入社式でよく実施されているコンテンツになります。
・開式の言葉
・社長挨拶
・入社辞令書の交付
・内定者挨拶
・閉式の言葉
・記念撮影
入社辞令の交付は事前に参加者の手元にある状態が好ましいです。辞令を受け取ることで「社会人になった」という実感が湧くのではないでしょうか。 最後の記念撮影は画面越しとなるので、オンラインの画面の背景を変えるなどの工夫があるとさらに盛り上がりますね。
5. まとめ
いかがでしたでしょうか。オンライン内定式・オンライン入社式はこれからスタンダードな形になっていくでしょう。これを機会にオンライン化を進めてみるのも良いかと思います。