企業運動会・社内スポーツイベント会場探し運営のプロに聞く会場選びのポイント
社内イベントにおける「スポーツ」というカテゴリーは今日の健康経営推進の流れに波に乗っています。社員のワークライフバランスを考えなければならない人事・総務部の皆様にとってスポーツほど低コストで社内コミュニケーションを促進できるイベントは他にありません！社員旅行の一環としてプログラムに組み込む事もあるスポーツ。その中でもベタなスポーツイベントといえば、やはり「社内運動会」ではないでしょうか？？
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おっしゃ！運動会やっちゃおう！こんなノリで稟議も通過し、予算も確保した！
いざ、会場探しをはじめるとします。
ここから頭を抱えてしまう事態が発生してきます。
まず浮上するのは・・・
① どんな場所があるのか全く見当がつかない。
通年でスポーツ行事をしていない限り、自社近郊のスポーツ施設や運動場などの土地勘がない、引合いがないということがあります。業者に頼まず、自社で運営企画となる場合、まずは区のHPなどからスポーツ施設探しを検索するところから始まります。
そして次に出てくる課題といえば・・・
② 全員参加型の楽しい運動会にしたい！
毎年同じ会場ではつまらないし、もっとみんなが気軽に楽しめるエンタメ性のあるスポーツイベントをしたい。こんな声も上がってくるのではないでしょうか？マンネリ化を打破して社内イベントに新しい風を入れたい！そんなお声を弊社クライアント様からも頂くことが多々あります。
③ アクセスと予算の兼ね合い
いろいろ考えるけれど避けて通れないのはアクセスと予算ですね。
あくまでも「社内」イベントですから、予算を切り詰めて開催するのが優先されたりもします。遠方は参加ウケが良くないし、移動コストは抑えたいからアクセス重視で都内近郊がよいなど、さまざまな意見や要望が出てくるわけです。
会場はあくまで外側なので、運動会のカリキュラムを重視するのであれば早めに空き状況を確認し、予約手続きをするということもポイントになってきます。
④ 空き状況確認や予約方法がものすごく手間である。
これが思いのほか時間がかかってしまい、業務を抱えながらの会場探しや空席確認は非常に面倒に感じてしまう部分です。
なぜかというと、利用施設は用途に応じて使用できない場合もあるからです。
- 公共施設、市町村管轄の運動場の場合、自治体のスポーツチーム利用や学校法人イベントが優先となり、営利目的使用だと準優先枠や、利用不可の場合があります。
- 大規模スポーツ施設を利用する場合、企画書の提出が義務づけられるケースが出てくることもあります。
こんな感じでハードルがどんどん上がっていくわけです。
こうなってくると、さすがに自分たちでは手に負えなくなって気が付いた時には運動会シーズンが近くなり、どこも予約いっぱいで空きがないといった事態に追い込まれてしまいます。また、業者に助けを求めようにも納期期間が迫っていれば断られるか、出費がかさむことに・・・。
ここからがPOINT★会場探しのコツ
★POINT★
① 開催日を大まかに決める
いわゆる運動会シーズンと謳われる5月、9月のハイシーズンに行うのか、それ以外の閑散期に行うのかスケジューリングをすることが大切です。 近年では台風など自然災害による浸水被害によりイベント自体の中止や延期も余儀なくされてきています。季節要因が影響を受けやすい時期での開催にするのか、イベント実施におけるリスクマネジメントも頭に入れておくことが重要です。
② イベント主旨を明確にする
運動会の目的・優先順位を明確にするのも大事なポイントです。
例えば・・・
●参加人数規模
●予算
●参加者は社内のみor 社外か？
●運動会後の打ち上げ（懇親会）の有無
会場選びを運動会の内容次第で取捨選択をしていく必要があります。
何を優先して会場選定をするのかがポイントとなってきます。
SPORTSONEではクライアント様のさまざまな要望をヒアリングし、ご希望にあわせた運動会イベントを数多く実施しています。
シンプルな社内運動会から企業カラーを意識したオリジナルのスポーツイベントまで多種多様にカスタマイズ可能です。
（関連記事） スポーツイベントを多数手がけるスポーツワンが選ばれる理由
③ 屋内OR屋外?
近年では自然災害によるイベント自体の中止や延期も余儀なくされてきています。屋内施設利用の予約倍率も関係してきます。 運動会やスポーツイベントは運動場（屋外）か体育館のイメージですが、これからご紹介していく場所でも開催可能です！
1. 人工芝フィールド・フットサル場での運動会
体育館や陸上競技場といった会場以外にもフットサルイベントを強みとした弊社ならではの契約フットサル場での開催が可能です。怪我などのリスク軽減を考慮しながら会場の抽選に外れてしまうリスクもございません。会場選びを早めに決定し、イベントのプログラムを充実させた楽しめるひとときを企画・運営しています。BBQ場も併設されている会場もあるので運動後の懇親会に利用されることもおススメです。
2. スポーツワンと年間包括している体育館での運動会
3X3バスケ大会などボールゲームを数多く実施している弊社では関東近郊での体育館施設との引合いが強く、条件がマッチしていれば会場探しの時間を節約できます。50〜100名規模の社内運動会であれば、十分に楽しめる広さです。
3. 大規模複合施設、アリーナでの運動会
参加人数が300名以上になると大型スポーツ施設やアリーナでの開催を推奨します。
大規模施設となるとイベント主催者同士の優先枠が存在します。
プロスポーツリーグ開催や行政イベントなど開催実績や規模に応じて会場利用可否が問われてきます。 スポーツワンではこれまで300〜1000名を超える大規模企業運動会の企画・運営を数多く実施しており、大規模アリーナ運営会社様とのパイプも強いので会場確保には自信を持っております！
運動会の会場探しはお任せください！
- ◇ 運動会イベントの主旨をヒアリングし、オーソドックスな社内運動会やオンリーワンにカスタマイズした企業スポーツイベントを企画・運営致します。
- ◇ 予算感やアクセスを考慮し、会場候補をセレクト致します。