社内運動会の担当になったらまずはじめに読む記事

近年、あらためて「社内運動会」を開催する企業が増えてきました。かつては大企業を中心に、多くの会社が年に一回の社内行事として実施しており、「そういえば昔はよくやってたなぁ」というお話もたびたび耳にします。また、たくさんの社内スポーツ大会をお手伝いしていると、中には「第45回○○大会！」なんてケースもあり、一体いつから続いているんだろうと思うこともあります。

ところが最近、初めて社内行事としてスポーツイベント、特に「社内運動会」をやりたい！というご相談を受けることが増えてきました。背景には国際的なスポーツ大会の日本での開催や、健康経営など社員の健康に対する意識の高まり、またベンチャー企業などでコミュニケーション促進のための手段としても注目が集まっているようです。

そこでこの記事では、これから「社内運動会」と企画しようという担当者や、今年から担当者にアサインされたという方向けに、「一番最初に読むべきこと」をまとめました。
ぜひ、参考にして頂ければと思います！

① 計画から開催日までは余裕を持とう！

社内運動会をやろう！と企画が持ち上がってから、開催日までだいたいどれくらいの期間を見込むのが良いでしょうか？たまに「来月に運動会ができる体育館を探していて、できれば都心からのアクセスがいいところがいいです。」という問合せを担当者の方から頂きます。これは正直、なかなか難易度の高いご相談です。普通に施設に連絡しても、空いてないといわれるケースがほとんどです。

開催規模にも寄りますが、500名を超える規模の開催であれば、その年の開催が終わってすぐ、つまり1年近く前から翌年の会場を押さえてしまうケースが多いです。また100名を超える規模であれば、半年以上前から動き始めるのが理想です。これは公共施設の抽選会が6か月前に開催されることも多く、アクセスのよい屋内会場の場合、そのタイミングで週末を中心に良い日程はほとんど埋まってしまうためです。

また、いざ開催に向けてはチーム分けや種目の選定、お弁当の手配など社内運動会の担当者として意外とやることは多いです。プロジェクト進行にあたり、余裕を持つに越したことはありません。

とはいえ、3か月先くらいの開催であればご案内できる会場もありますし、そのくらいで一気に準備するケースもあります。お困りの場合は、早めにご相談ください。

② 目的やゴールイメージを整理しよう！

次にぜひやって頂きたいのが、運動会開催の目的やゴールイメージを具体的にし、整理することです。例えば、一言で「一体感の醸成」と掲げたとしても、それはだれとだれの一体感でしょうか。参加対象がグループ全体に跨ぐのであれば、会社を超えたコミュニケーションを創出する必要がありますし、部署内の一体感を大切にするのであれば運動会当日だけでなく、事前練習なども含めて企画するのが効果的です。同じ運動会でも会社によってテーマや目的はさまざま。ただ開催するだけでなく、ぜひ社内の課題解決や業績アップにつながる運動会になればと思います。

③ 開催予算を知ろう！

社内運動会開催にあたって、担当者の方にとって大切になってくるのが予算管理です。では具体的にどのような支出があるでしょうか。よく1人1万円×参加人数くらいでという話も聞きますが、主だったところだと、運動会競技に必要な備品や会場費などがイメージできるかと思います。また、それ以外にも参加者のお弁当代やマイクやスピーカーといった音響設備、屋外の場合は休憩のためのテント、またケガをした際の保険なども運動会の担当者として想定しておくとよいでしょう。また大会を盛り上げるためにMCなどを入れたり、おそろいのTシャツを作るケースも多いです。 これらを担当者のみでやるのはかなりの労力が必要です。プロに任せることで逆に経費が圧縮できたり、安全な運営につながったり、またイベントのクオリティアップと支出の抜け漏れを防ぐことにもなりますので、一度お見積を取ってみることをお勧めします。

④ 協力会社を決めよう！

よし、今回の運動会は協力会社にお願いしよう！となっても、担当者としては、どこの会社を選べばよいのかは難しいですよね。まず大前提として、イベントの企画会社とスポーツイベントや運動会の運営会社は根本的にまったく異なります。特に社内運動会の場合、担当者としてもっとも避けなければならないのはケガなどにより本来の業務に支障が出ることです。そのためには運動強度に応じて適切に種目設計を行い、安全な運営を心掛けねばなりません。企画ありきで進めてしまうと思わぬ事故につながる場合もあります。その他にも社内運動会の担当者として大切なポイントがいくつかありますので、ぜひ関連記事をご参照ください。

⑤ 条件に合う会場を探そう！

続いては会場選びです。実際問題、ココが決まらないと開催することはできないので、社内運動会の担当者にとっては重要なポイントです。まず第一に、参加人数規模に見合った競技スペースや滞留スペースが確保できることがマスト条件です。100名未満であればフットサルコート2〜3面程度や通常の体育館でも開催が可能です。数百名を超える場合は、屋外グランドや陸上競技場、アリーナ型の体育館を当たることになります。大規模なものになるとドーム球場やスタジアム、大型の展示場を利用するケースもあります。
次に担当者の方に検討頂きたいのが、条件整理です。屋内屋外、希望するエリア、駅からのアクセス、ご予算あたりを決めて頂くとだいぶ絞り込まれます。ちなみに屋外の場合、天候により延期や中止のリスクもあるため避けられがちですが、時期や天気さえよければ屋外の方が安価で広いスペースを確保できることが多いです。
会場探しは様々な方法がありますが、ネットで一つ一つ調べて問合せを繰り返すのは一苦労です。すでに目当ての場所が決まっていれば話は別ですが、どうせ運営会社に協力を頼むのであれば、そこから相談してみるのが早いかもしれません。

⑥ 企画内容や種目を決めよう！

さぁ、いよいよ本題の運動会種目や企画内容についてですね。我々【スポーツワン】は普段、定番の運動会からテーマ性を持たせた完全オーダーメイドの運動会まで、幅広くプロデュースしています。ひと口に運動会といっても、会社ごとに求めるものは様々。ただ、共通して言えるのは、社内行事としてやる以上、しっかりと体裁を整える必要があります。
　そこでいきなり種目を考え始める前に担当者の方にやって頂きたいことがあります。参加対象者の把握とチーム分けの方針決めです。参加対象者に関しては社員に加え、グループ会社も巻き込むか、家族は呼ぶかはもちろん、年代や男女構成も重要なポイントです。また部署対抗にした場合、直接部門と間接部門で戦力に差が出てしまうケースもありますし、コミュニケーションを促進したい目的に応じてチーム編成を行うことも大切です。また、シンプルな紅白対抗のほか、4チームや8チームに分かれて得点を競う形式もありますので、そのあたりは会社ごと臨機応変に作り込めるとよいと思います。
　その上で、体力や参加者に合わせて、運動強度を考慮して種目選定をするのが望ましいです。そこを見落として、テーマありきで進んでしまうと、繰り返しになりますが、運営がグダグダになったり、思わぬ事故にも繋がりかねませんのでお気を付けください。

⑦ 装飾や演出にこだわろう！

最後は運動会を盛り上げるためには欠かせない、装飾や演出についてです。まず欠かせないのは大会の進行役です。社内の名物社員の方などがマイクを持つと、役職員の方も含めていじってくれますし、思い切ってプロのMCを入れると一気に盛り上がりが生まれます。その他チームごとTシャツを揃えたり、応援グッズを用意することで一体感も生まれやすくなりますよ。あとは優勝旗やトロフィーを作って毎年、贈呈する企業もあります。屋内会場であれば、ライブ中継カメラを入れてより臨場感を演出したり、社外向けのPR素材として活用するケースもあります。
このあたりはご予算次第、といったところもあるので、一度プロの提案を聞いてみるのもよいかもしれません。

いかがでしたか？
今回は、「社内運動会の担当になったら、1番はじめに読む記事」をテーマにまとめてしました。運動会の企画にあたっての全体像がぼんやりと見えてきたのではないかと思います。ただ、本番までは社内外も含めて調整事項も多いのが実情です。スポーツワンでは、これまでたくさんの企業様の運動会やスポーツイベントを企画運営してきた実績から、貴社に最適なプランをご提案させて頂けます。社内運動会の担当者のみなさまでお困りなことがあれば、お気軽にご相談ください。

20190822
新藤遼介